Het proces waarin een bedrijf haar betaling beheert noemen we debiteurenbeheer. Dit start bij het inrichten van de processen en eindigt met het ontvangen van de laatste betaling. Lopende facturen worden dus in kaart gebracht, gecontroleerd en waar nodig herinnert. Deze stappen worden herhaald totdat de betaling is voltooid.
Belangrijk is dat in elke stap de klantrelatie in acht wordt genomen. Een goede relatie is namelijk eerder geneigd om zich aan haar betalingsverplichting te houden. Om onverwachte verrassingen te voorkomen kunt u op voorhand een kredietinformatiecheck uitvoeren om te controleren of een potentiële klant wel kredietwaardig is.
Het debiteurenbeheer is te vangen in de volgende stappen:
Checken of een potentiële klant kredietwaardig is. Op basis van deze informatie kan een gepaste betalingsafspraak gemaakt worden, of besloten worden een samenwerking te staken.
Na het leveren van uw product of dienstverlening kan u factureren. Doe dit tijdig voor het behoud van een gezonde cashflow.
Nadat u gefactureerd heeft is van belang dat u periodiek controleert welke facturen betaald zijn. Dankzij deze periodieke controle kunt u tijdig signaleren wanneer een factuur te lang uitblijft.
Mocht een factuur onverhoopt toch niet betaald worden, dan is voor het behoud van een goede klantenrelatie belangrijk om een vriendelijke betalingsherinnering te versturen.
Heeft u na meerdere betalingsherinneringen en een finale waarschuwing nog geen betaling mogen ontvangen? Start dan een incassoprocedure om uw risico’s te beperken.
Om het overzicht te behouden en om te zien bij welke debiteuren er nog actie vereist wordt, is het aan te raden om de betalingstatussen en vorderingen bij te houden in een rapportage.
Overkoepelend, het is belangrijk om een open, duidelijke en vriendelijke communicatie te voeren richting de klant. Door een goed klantencontact kunt u non-betaling voorkomen, of betaling verspoedigen.
Het zijn vaak de kleine stappen die leiden tot een groter resultaat. Binnen het debiteurenbeheer zijn dit zaken zoals het verzamelen van kredietinformatie, vooraf afgestemde betalingsvoorwaarden, het opzetten van een goede incassoprocedure en tijdig opvolging geven wanneer betaling uit lijkt te blijven.
Om dit geheel te ondersteunen kan het waardevol zijn om te investeren in debiteurenbeheer software. Deze software ondersteunt het debiteurenbeheer door herhalende handelingen te automatiseren en updates te sturen bij statuswijzigingen.
Debiteurenbeheer gaat niet alleen over het innen van geld. Het is belangrijk om te onthouden dat een harde aanpak op uw debiteurenbeheer ook effect heeft op uw klantrelatie. Door begrip te tonen voor uw klanten bouwt u aan vertrouwen en loyaliteit, wat een sterke basis vormt voor verdere samenwerking.
Een goed debiteurenbeheer kost tijd, vraagt om expertise en technologische middelen. Afhankelijk van de middelen die u beschikbaar heeft binnen uw bedrijf kan het waardevol zijn om uw debiteurenbeheer uit te besteden aan een professionele partij.
Als toegevoegd voordeel krijgt u de expertise en ervaring van een volledige organisatie achter u die verder kijkt dan slechts uw debiteurenbeheer. Een externe partij kan u namelijk verder helpen met het optimaliseren van uw cashflow en beschikbaar werkkapitaal. Dit proces noemen we ook wel credit management en helpt u met het verlagen van de financiële risico’s over de gehele breedte. Bent u benieuwd naar de voor- en nadelen van het uitbesteden van uw debiteurenbeheer lees dit artikel.
De optimalisatie van uw debiteurenbeheer valt of staat met een juiste aanpak, tools en de juiste mensen. Zou Xolv uw debiteurenbeheer oppakken dan zijn dit de eerste zaken waar wij naar kijken:
Bij Xolv begrijpen we dat goed debiteurenbeheer lastig te balanceren is met goed relatiebeheer. Wij helpen u graag om de juiste balans te vinden voor uw organisatie. Neem contact met ons op om te ontdekken hoe wij kunnen bijdragen aan uw succes.
Wij helpen u graag met het optimaliseren van uw debiteurenbeheer en het opbouwen van duurzame zakelijke relaties.
Meer weten?
Direct offerte aanvragen?
Direct overdragen intermediairschap?
Beknopte samenvatting product (PDF)?
Xolv BV is een onderdeel van de Ecclesia Group
