Wat is e-billing precies?
Vooropgesteld: e-billing is niet het per mail versturen van een factuur in PDF-formaat. Ooit, ten tijde van de oprichting van Xolv in 2009, was dat nog wel zo. Maar toen werd ook nog een aanzienlijk aantal facturen per post verstuurd. Inmiddels zijn ‘we’ een stuk verder. Wat we anno 2019 onder een elektronische factuur verstaan, is een gestructureerd, digitaal bestand waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Het ziet eruit als een normale factuur, maar bevat extra codes (XML) waarvan de betekenis door softwareprogramma’s wordt herkend. Daardoor kan een e-factuur vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch gemakkelijk worden verwerkt in het andere systeem.
Wat zijn de voornaamste voordelen van e-billing?
- Een van de grootste plussen is dat handmatige verwerking van facturen verleden tijd Goed nieuws, want doordat het merendeel van de facturen nog altijd handmatig wordt verwerkt, blijven facturen vaak te lang liggen. Het gevolg: u moet wachten op uw geld. En dat kan verstrekkende gevolgen hebben. Het feit dat de slechte betaalmoraal van bedrijven een van de voornaamste redenen is voor faillissementen, zegt genoeg.
- Het grote voordeel van e-billing voor u: doordat uw klanten sneller uw facturen kunnen verwerken en betalen, heeft u een betere cashflow. Maar er is meer: schakelt u over op e-billing, dan bespaart ook u op mankracht, en dus op kosten en tijd. Dit omdat u met e-billing uw aanmaningsprocedures beter kunt automatiseren, vanaf het invoeren van de order tot aan de uiteindelijke betaling. Bovendien is e-billing veel minder foutgevoelig.
- Tot slot kunt u bij een overstap naar e-factureren ook werken voor de Rijksoverheid. Sinds 1 januari 2017 zijn bedrijven die werken voor de overheid verplicht om e-facturen te sturen. In april 2019 kwamen daar de decentrale overheden als gemeenten, provincies, waterschappen bij. Voor de overheid zijn efficiency-voordelen een belangrijke reden voor deze stap. Uit onderzoek van Deloitte is gebleken dat als Nederland overstapt op e-factureren, op termijn jaarlijks 1,2 miljard euro bespaard kan worden.
Mijn bedrijf moet dus mee in de flow?
Ja, dat is wel ons advies. Naast de verplichting tot elektronisch factureren aan de overheid worden er ook diverse standaarden ontwikkeld die door veel landen (zullen) worden gebruikt. In de toekomst zal elektronisch factureren daarom alleen maar toenemen en verbeteren, simpelweg omdat het nauwkeuriger en sneller is én tijd en geld bespaart.
Hoe stap ik over op e-billing?
Het belangrijkst is dat u beschikt over een boekhoudprogramma dat Universal Business Language (UBL) ‘spreekt’. In Nederland en veel andere Europese landen is dit de digitale standaardtaal. Dit is bij de meeste boekhoudprogramma’s het geval. Deze functionaliteit zorgt niet alleen voor een factuur in PDF-formaat (voor het digitale archief), maar ook voor een factuur in UBL-formaat die automatisch wordt aangemaakt en verstuurd.
Waar moet ik verder nog op letten bij e-billing?
We zetten nog een aantal nuttige tips op een rij, zodat u straks écht voorbereid bent om over te stappen op e-billing:
- Licht uw klanten vooraf in, zodat zij zich kunnen voorbereiden op het ontvangen van een digitale factuur en daar niet van ‘schrikken’;
- Uw klanten moeten uiteraard wel elektronische facturen kunnen ontvangen. Help uw klant eventueel bij het omzetten naar elektronische facturen. Mocht een klant hier nog niet klaar voor zijn, wees dan flexibel en druk niet ten koste van alles door;
- Zorg ervoor dat een elektronische factuur aan alle voorwaarden voldoet. Mocht het tot een incassozaak komen, moet u aan de voorwaarden hebben voldaan omdat anders uw uitkering in gevaar kan komen. Elektronische facturen moeten aan dezelfde eisen voldoen als een papieren factuur of een PDF-factuur via e-mail.
We wensen u veel succes in het e-billing universum. Heeft u vragen of twijfels? Wij zijn altijd bereid om met u mee te kijken en een check te doen!
