1. Even bellen
Een persoonlijke benadering zal altijd gewaardeerd worden door je klant. Je kunt meteen vragen of de levering of dienst naar wens was en of de factuur klopt. Je kunt vragen waarom er niet is betaald. Tip: maak notities van telefoongesprekken!
2. Verstuur een betalingsherinnering
Is de factuur niet binnen de afgesproken termijn betaald? Dan zet je met het versturen van een betalingsherinnering (enkele dagen na afloop van de betalingstermijn) de eerste formele stap. Het is een vriendelijke herinnering, waarin je ook vermeldt dat je de wettelijke rente in rekening gaat brengen als er niet alsnog betaald wordt.
3. Verstuur een aanmaning
Als het goed is, staat in je algemene voorwaarden beschreven wat de incassoprocedure inhoudt. Controleer dit eerst goed. Een aanmaning (ook wel sommatiebrief genoemd):
- verwijst naar de levering, de factuur, eventuele telefoongesprekken en de betalingsherinnering
- stelt een ultimatum van bijvoorbeeld 14 dagen
- meldt dat incassokosten en juridische stappen volgen als betaling uitblijft
Tip: verstuur de aanmaning per aangetekende post met ontvangstbevestiging en per gewone post. Bewaar kopieën van de brieven. Mailen kan ook, maar aangetekend versturen met ontvangstbevestiging zorgt voor juridische dekking als de klant de ontvangst ontkent.
4. Breng incassokosten en wettelijke rente in rekening
Betaalt je klant de factuur niet of te laat? Dan mag je incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. Incassokosten zijn de kosten die je als schuldeiser maakt om jouw geld te krijgen als de klant de factuur niet uit zichzelf betaalt. De wettelijke rente is de rente die je volgens de wet kan eisen als de klant een betalingsachterstand heeft. Tip: gebruik deze mogelijkheden bij voorkeur alleen als je er met een vriendelijke brief of telefoongesprek niet uitkomt.
5. Tref een betalingsregeling
Kan de klant niet betalen, spreek dan een betalingsregeling af. Zet alles op papier en spreek af dat de regeling vervalt als je klant niet betaalt op de afgesproken momenten. Tip: laat per direct een deel van de vordering betalen en het overige deel binnen 2-3 maanden. Ben je verzekerd? Dan dien je je wel aan de overdrachtstermijn van incasso te houden.
6. Draag de vordering over aan je verzekeraar, incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat
Lukt het niet om je klant de openstaande factuur te laten betalen? Overweeg dan een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat in te schakelen. Dat zijn bedrijven die facturen namens jou innen:
- de incasso-afdeling van de verzekeraar zal in eerste instantie net als het incassobureau proberen om een vordering in een minnelijke fase te incasseren.
- een incassobureau stuurt brieven met het verzoek tot betaling, maar mag betaling niet afdwingen.
- een deurwaarder kan een gerechtelijke procedure starten. Ook kan hij dwangmiddelen gebruiken, zoals beslaglegging en verkoop van goederen van de klant. Hiervoor heeft hij meestal wel eerst een vonnis van de rechter nodig.
- een incasso-advocaat kan aanmaningen versturen, een dagvaarding opstellen en het faillissement van een schuldenaar aanvragen.
