Outsourcen of eigen debiteurenbeheer?
De meeste bedrijven voeren zelf het debiteurenbeheer uit. Zij maken het onderdeel van hun administratieve afdeling en doen het erbij. Prima als je debiteuren altijd op tijd betalen, maar helaas is dat meestal niet altijd het geval. Als je niet de juiste mensen, tijd en middelen hebt om het zelf uit te voeren, is het uitbesteden van debiteurenbeheer nog niet zo’n slechte optie. Xolv heeft meerdere bedrijven geassisteerd bij het ‘outsourcen’ van hun debiteurenbeheer. Door middel van een koppeling met het financiële boekhoudsysteem kunt u de openstaande debiteurenvorderingen permanent inlezen en ook consequent opvolgen aan de hand van een van vooraf afgestemde procedure. Geen problemen meer door vakanties, ziektes en tijdgebrek. En het werk gebeurt door professionals die met veel plezier debiteuren opvolgen. Zelfs in meerdere talen als dat gewenst is.
Waar moet een goed debiteurenbeheer aan voldoen?
Goed debiteurenbeheer houdt in dat u:
- de kredietwaardigheid van nieuwe afnemers checkt (liefst al in prospectfase);
- permanent de kredietwaardigheid van uw afnemers monitort;
- opdrachten via mail of schriftelijk bevestigt (bij nieuwe klant altijd opdracht voor akkoord laten tekenen);
- controleert of de algemene voorwaarden expliciet overeenkomen;
- tijdig en juist factureert;
- direct na vervaldag contact opneemt met de afnemer en tot een betaalafspraak komt (grotere bedragen zelfs voor vervaldag);
- disputen direct oppakt en oplost (staat vaak betaling in de weg);
- niet te veel schriftelijke aanmaningen verstuurd. Dit is weinig effectief en notoire wanbetalers weten vaak hoeveel aanmaningen ze krijgen voordat een bedrijf echt actie onderneemt ;
- gemaakte afspraken strak opvolgt;
- duidelijke deadlines stelt en deze ook nakomt;
- een ingebrekestelling stuurt voordat u de vordering uit handen geeft.
En vergeet niet: incasso = incasso. Dus ook echt uitvoeren!
Verminder de kans op non-betaling
Een bedrijf dat niet kan betalen, maar wel wil betalen communiceert zelf vaak proactief. Een bedrijf dat niet wil betalen, communiceert vaak niet. Dus hoe strakker u het debiteurenbeheer uitvoert, des te kleiner de kans op een non-betaling. Om dit risico ook te elimineren is een kredietverzekering de oplossing. Deze kunt u naadloos in het debiteurenbeheer inpassen. Een bijkomend voordeel is dat de kredietverzekeraar vaak extra druk op een afnemer legt om ervoor te zorgen dat zij alsnog betalen. Lukt dat niet, keren ze de vordering uit.
