Daarmee vergroten deze bedrijven het risico op non-betaling van vorderingen, verslechteren zij hun cashpositie en missen ze kansen. Want geen of minder geld betekent: minder ondernemen. Die situatie wordt bovendien versterkt door het feit dat het verkrijgen van kredieten bij banken en financiële instellingen steeds lastiger wordt. Bedrijven moeten het dus meer en meer van hun cashflow hebben.
Consequent of niet?
Goed debiteurenbeheer is – en ja, dat zeggen zelfs wij als specialist – absoluut geen rocket science. Sterker nog, het is best eenvoudig. Goed debiteurenbeheer is simpelweg het consequent opvolgen van taken die zijn vastgelegd in duidelijke processen. Maar in dat ene woord, consequent, zit vaak het probleem. Als er geen procedures of afspraken over debiteurenbeheer gemaakt zijn dan wordt het niets. En als er geen verantwoordelijken zijn aangesteld en debiteurenbeheer ‘er maar bij gedaan wordt’, is het helemaal kansloos.
Voorwaarden goed debiteurenbeheer
Wilt u stappen maken op het gebied van debiteurenbeheer? Dit zijn de voorwaarden om goed debiteurenbeheer te voeren:
- De processen moet vastgelegd zijn;
- Debiteurenbeheer is een functie die dagelijks uitgevoerd moet worden;
- Iemand moet verantwoordelijk zijn voor debiteurenbeheer;
- Er moet interactie zijn tussen de commerciële afdeling en de financiële afdeling;
- Het management moet de functie van debiteurenbeheer volledig ondersteunen;
- Om de voortgang te controleren moeten er wekelijkse rapportages gemaakt worden;
- Er moeten goede tools voorhanden zijn om debiteurenbeheer goed uit te kunnen voeren:
- Kredietinformatie;
- Kredietverzekering;
- Incasso.
Proces debiteurenbeheer
Heeft u al die voorwaarden geschept? Dan is dit het proces voor het succesvol beheren van uw debiteuren:
- Check de kredietwaardigheid van prospects (voordat je er (te) veel tijd in steekt);
- Leg levering- en betalingsvoorwaarden goed vast;
- Pas algemene voorwaarden toe (vermeld deze op offertes, orderbevestigingen en facturen);
- Bevestig orders schriftelijk (per e-mail);
- Bewaar afleverbewijzen;
- Zet de betalingstermijn/vervaldatum op de factuur;
- Start direct na de vervaldag met debiteurenbeheer;
- Neem persoonlijk contact op (bellen!);
- Bevestig alle gemaakte afspraken per e-mail en volg deze afspraken strikt op;
- Stuur niet te veel mails/brieven;
- Hou de cyclus kort; stuur een officiële ingebrekestelling vóórdat je de incasso overdraagt aan een externe partij;
- Meld tijdig achterstallige vorderingen bij de kredietverzekeraar als u kredietverzekerd bent.
Snellere betalingen
Als u debiteurenbeheer strikt en consequent uitvoert, op de manier zoals hierboven is beschreven, zult u merken dat uw afnemers sneller gaan betalen. Dat vermindert het debiteurenrisico en verhoogt uw cashflow. En dat zorgt er weer voor dat u makkelijker nieuwe kansen kunt benutten. Oftewel: kunt ondernemen. En dat is wat u het liefst doet, toch?
Mocht u desondanks toch nog extra werkkapitaal nodig hebben, dan draagt een prima debiteurenbeheer bij aan de mogelijkheden om op basis van debiteurenvorderingen een financiering aan te trekken. Nóg een reden om uw debiteurenbeheer op orde te brengen.
Xolv helpt u graag bij het optimaliseren en verbeteren van uw debiteurenbeheer!
