1 – Controleer uw klant vooraf
Vraag uzelf af met wie u in zee gaat. Is de afnemer kredietwaardig? Is uw contactpersoon bevoegd om de overeenkomst aan te gaan? Doet u zaken met de juiste entiteit? Check dit voordat u in gesprek gaat: via de KvK, kredietinformatiebureaus of uw kredietverzekeraar.
2 – Hanteer algemene leverings- en betalingsvoorwaarden
Neem in de overeenkomst op dat uw voorwaarden gelden en dat u de voorwaarden van de partij met wie u zaken doet niet aanvaardt. Overhandig uw voorwaarden bij het aangaan van de overeenkomst.
3 – Gebruik de Algemene Vervoerscondities
Vervoert u goederen? Of laat u goederen vervoeren binnen Nederland? Kom dan overeen dat de Algemene Vervoerscondities 2002 (AVC) van toepassing zijn op het vervoer. Let wel: de vervoerder is aansprakelijk per kilo. Ga na of de aansprakelijkheid van de vervoerder de lading dekt. Soms kunt u de lading beter apart verzekeren. En vergeet uw vrachtbrief niet, indien u goederen over de weg exporteert.
4 – Laat uw afnemer tekenen voor ontvangst
En controleer of de persoon die tekent voor ontvangst daarvoor bevoegd is. Vraag ook om een firmastempel
5 – Factureer direct na uw levering
En vermeld ten minste de volgende gegevens op uw factuur:
- Uw eigen naam, adres en telefoonnummer;
- Juiste bedrijfsnaam en het adres van uw afnemer en de contactpersoon;
- Vermelding van de aard en hoeveelheid van de geleverde goederen;
- Prijs, exclusief en inclusief btw in de juiste valuta;
- Overeengekomen betaaltermijn;
- Uw bankrekeningnummer, IBAN en BIC-code.
6 – Bel vóór de vervaltermijn van uw factuur naar uw afnemer
U vraagt of de goederen en de factuur in goede orde zijn ontvangen. U toont hiermee interesse én voorkomt dat uw afnemer te laat aangeeft niet tevreden te zijn. Vraag ook gerust aan uw afnemer of hij op tijd wil betalen.
7 – Zorg voor een goed en sluitend aanmaningsproces
Krijgt u toch niet op tijd betaald, bel uw klant. Stuur hem vervolgens een schriftelijk reminder met een redelijke termijn (een week) om alsnog te betalen. Gebeurt dit niet, stuur dan een schriftelijke aanmaning met een datum (binnen een a twee dagen) waarop het geld op uw bankrekening moet staan. Vergeet niet de kosten die zijn verbonden aan het niet tijdig betalen – o.a. incassokosten en rentekosten – te vermelden. Treft u een betalingsregeling, leg dan de afspraken en data waarop u het geld moet hebben ontvangen schriftelijk vast.
8 – Zorg dat uw procedures intern bekend zijn
Leg uw debiteurenbeheer schriftelijk vast: wie welke taken heeft, wat opeenvolgende acties zijn en de daaraan verbonden termijnen. De verantwoordelijkheden van eenieder liggen dan vast en zijn duidelijk. Evalueer periodiek of de procedure en de toepassing ervan nog voldoen aan de wensen van de organisatie.
9 – Stel ambitieuze doelen en acties aan uw organisatie
Goed Debiteurenbeheer wordt onderschat. Hierdoor loopt u onnodig risico en benut u de kansen tot verbetering van uw werkkapitaal te weinig. Stel uzelf daarom ambitieuze doelen en acties. Meet deze periodiek en stuur waar nodig bij.
Debiteurenbeheer is niet iets eenmaligs. Het is een proces waar u het hele jaar mee bezig bent en hopelijk met succes. Optimaliseert u het werkkapitaal van uw organisatie, dan krijgt u ruimte om te investeren voor de toekomst. Bent u van mening dat goed debiteurenbeheer uw organisatie ook vooruit kan helpen? Aarzel niet en start direct met het toepassen van bovenstaand stappenplan.
