Battle of forms
De hoofdregel is duidelijk en eenvoudig: wie het eerst komt, wie het eerst maalt. In het vakjargon wordt dit ‘the battle of forms’ genoemd. Het houdt in dat de algemene in- of verkoopvoorwaarden van de partij die als eerst in schriftelijke communicatie naar zijn of haar voorwaarden verwijst, van toepassing zijn.
Juiste wijze
Het schriftelijk van toepassing verklaren moet dan wel op de juiste wijze gebeuren. Anders kunnen de voorwaarden achteraf alsnog ongeldig worden verklaard. Van belang is dat de voorwaarden ter hand worden gesteld, bijvoorbeeld door ze aan de offerte toe te voegen. Het ter hand stellen moet voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst gebeuren. Vermeldt u ze op de achterzijde van uw factuur, dan zijn ze niet op de juiste wijze overeengekomen en dus vernietigbaar.
Kunt u de algemene voorwaarden niet ter hand stellen, verwijs dan naar hun vindplaats: de Kamer van Koophandel of de griffie van de rechtbank, met vermelding van het depotnummer. Sluit u de overeenkomst elektronisch, dan moet u de voorwaarden ook elektronisch ter beschikking stellen, met vermelding van de vindplaats. Bijvoorbeeld uw website.
Opboksen tegen de grote jongens
Het komt in de praktijk nogal vaak voor: een grote onderneming legt haar inkoopvoorwaarden op aan u als ondernemer. Wat te doen als daarin voor u onacceptabele bepalingen zijn opgenomen? U kunt de voorwaarden vanuit commercieel oogpunt klakkeloos accepteren. Of u gaat een gesprek met hen aan en legt uit welke bepaling(en) voor u bezwaarlijk of onacceptabel zijn. U zal merken dat bij een goed gemotiveerde uitleg een grote onderneming bereid is bepaalde bepalingen uit haar voorwaarden buiten toepassing te laten danwel aan te vullen. Te denken valt aan bepalingen inzake o.a. aansprakelijkheid, boetes, bepaalde verplichtingen en rentekosten.
Kredietverzekerd? Let op!
Bent u kredietverzekerd, laat dan uw eigen algemene voorwaarden of – indien van toepassing – de voorwaarden van de partij met wie u zaken doet, controleren door uw kredietverzekeraar. Zo stellen verzekeraars het verplicht een eigendomsvoorbehoud overeen te komen. Voor Duitsland geldt zelfs een verlengd eigendomsvoorbehoud. Ook moeten betalingstermijnen binnen de maximale betalingstermijnen liggen, zoals opgenomen in de polis. Voldoet u hier niet aan, dan zijn uw leveringen niet verzekerd. Let ook op verpandingsverboden. Zijn deze opgenomen in de voorwaarden, dan loopt u het risico dat uw bank of factormaatschappij de debiteurenvordering niet wil financieren. In goed overleg zijn afnemers vaak bereid om een verpandingsverbod op te heffen.
Samengevat
Probeer altijd uw eigen algemene voorwaarden op een transactie van toepassing te laten zijn. Zorg dat dit op de juiste wijze geschiedt. En mocht u toch de voorwaarden van een andere partij opgelegd krijgen, waak ervoor dat u ze niet klakkeloos accepteert. Lees de voorwaarden goed door en ga in gesprek over die bepalingen die voor u onacceptabel zijn. Zeker als het niet overeenkomt met wat uw kredietverzekeraar voorschrijft.
Dit artikel is geschreven in samenwerking met M.A.H.J. Goyaerts, advocaat.
