Tips & tricks: hoe zelf uw polis te beheren
Het dagelijkse beheer van een polis kredietverzekering vraagt discipline, focus en consequent handelen. Hier geven wij u enkele tips & tricks die u kunnen helpen dit zo goed mogelijk te doen.
Tips voor vooruitbetalen met zekerheid:
- Uw leverancier kan een Letter of Credit opstellen
- U kunt het risico afdekken met een vooruitbetalingsverzekering. Voor uitgebreide informatie leest u dit artikel over het minimaliseren van de risico’s bij vooruitbetalingen.
Vóór het accepteren van een order:
- (Her)ken je klant!
- Doe breed onderzoek
- Wees bedacht op fraude (Lees hier meer over hoe u zich kunt beschermen tegen financiële schade door fraude)
Bij debiteuren, wees alert op:
- Voorstel betalingsregeling debiteur of uitstel van betaling (tot achterstalligheidstermijn)
- Meld tijdig een dispuut
- Indien debiteur vraagt om wijziging betalingsvoorwaarden
- Indien goederen dreigen niet opgenomen te worden
- (Dreigende) insolventie of beslaglegging
Veel voorkomende ‘smoezen’ van wanbetalers:
- Onze boekhouder is ziek
- Onze boekhouder is met vakantie
- Wij hebben uw factuur niet ontvangen
- Kunt u de vrachtbrief/pakbon faxen?
- Ik kan de goederenontvangst niet in ons systeem terugvinden
- De betaling is onderweg
- Heeft u de goederen/factuur wel naar het juiste adres gestuurd?
- Betalingen gaan per batch en deze is pas volgende week
Hoe voorkomt u fraude?
- Laat een nieuwe klant vooraf betalen
- Luister naar anderen
- Wees alert op verdacht gedrag
- Beveilig uw accounts
- Check, check, dubbelcheck
Voor uitgebreide informatie hoe u fraude kunt herkennen en voorkomen lees dan dit artikel met tips om fraude te herkennen en te voorkomen.
Wat moet u vooral niet doen bij het leveren van orders?
- Uitleveren bij twijfel over de debiteur
- Leveren zonder eigendomsvoorbehoud (Duitsland)
- (Te) lang wachten met herinneren en aanmanen. (Lees hier meer over wat te doen als de betaling uitblijft)
Let op bij Claims & Incasso:
- Hoe eerder u signaleert, hoe beter
- Volg uw normale debiteurenbeheerproces
- Scheid de ‘niet-kunners’ van de ‘niet-willers’
- Toerekening van betalingen aan de eerstvervallende factuur
- Betalingsregeling gewenst? Overleg altijd met ons
- Bij ontvangst incasso wordt niet getoetst of de vordering gedekt is. Wel bij een Voorlopige schadebeoordeling, op basis van dezelfde documenten die voor de schadebeoordeling nodig zijn
- Onverzekerde vordering kan ook aan ‘derde’ incassant worden overgedragen
- Sluit zelf geen deal met een debiteur nadat u het incasso heeft overgedragen
Eindejaarstips:
- Check kredietlimieten en debiteuren
- Voorkom een te hoog voorschotbedrag
- Vraag tijdig uitstel van incasso aan
- Schoon uw balans op voor betere ratio’s
- Geef alleen de noodzakelijke verzekerde omzet op
- Check of uw polis nog aansluit bij uw huidige bedrijfsvoering
- Onderneem op tijd actie bij een vakantiesluiting
Voor uitgebreide toelichting van deze tips: lees dan ons artikel met eindejaarstips voor uw kredietverzekering.
